Comment être mieux organisée au quotidien ?

par | 1 Mai 2019 | Organisation et gestion

Dernière mise à jour de l'article le Sep 8, 2022 @ 12:15

Réussir à combiner le travail, la vie familiale, sociale, les tâches quotidiennes ou encore les imprévus, ce n’est pas toujours évident. Certaines personnes ont naturellement un esprit organisationnel. Elles se sentent à l’aise et aiment le faire. Autant pour d’autres, ils se sentent vite perdus et ne savent jamais par où commercer. Pour autant, l’organisation est importante pour un quotidien serein.

Dans cet article, je te donne 5 conseils qui t’aideront à mieux t’organiser au quotidien ! Ainsi, tu gagneras en productivité et en gain de temps ! Fini les coups de stress et bonjour productivité et sérénité !

Par où commencer quand on veut mettre en place une bonne organisation?

1. Trouver ton outil d’organisation

L’une des premières choses à mettre en place dans ton organisation, c’est ton outil. Ton outil, c’est le pilier de ton organisation.

Il doit avant tout te correspondre et au mieux, tu dois apprécier son utilisation. Il existe différents types d’outils pour s’organiser. Ils ne répondent pas tous aux mêmes attentes et besoins des utilisateurs.

Par exemple, si tu n’as pas envie de perdre plusieurs heures avec ton organisation, le bullet journal ne sera sûrement pas fait pour toi. Car c’est un outil qui se construit de A à Z et qui est 100 % personnalisable. Si tu choisis cet outil et que tu n’aimes pas devoir tout créer à la main, tu risques de le lâcher au bout de quelques semaines. Pour Notion, qui est un outil numérique, c’est pareil. C’est un outil qui va aussi te demander beaucoup de temps pour construire ton système d’organisation.

Parmi tous les outils existants, tu as le choix d’utiliser un format papier ou numérique.

1 a. Les outils d’organisation papiers

  • Le bullet journal est un carnet vierge qui se construit de A à Z. Créativité et personnalisation.
  • Bujo pré rempli : il existe des bullet journal avec des pages préconçues. C’est le même concept que le précédent, sauf qu’il demande beaucoup moins de temps. Il est par conséquent, moins personnalisable.
  • Classeur
  • Feuille à accrocher sur le frigo
  • Agenda classique : si tu ne souhaites pas passer 4 heures par semaine sur ton agenda, celui-ci est fait pour toi ! Tu as l’avantage d’avoir tout de fait. Les pages ne demandent qu’à être remplies. Cependant, tu ne peux pas rajouter d’autres pages, ni en créer.

1 b. Les outils d’organisation numériques

  • Ton téléphone : il existe énormément d’applications proposant de faire un agenda sur ton téléphone. Comme ton calendrier qui est déjà intégré dans ton téléphone. Ou encore l’application Trello que j’utilise également et qui est très performante !
  • Word ou Excel : si tu es plutôt doué sur ces deux logiciels, tu peux très bien t’en servir pour créer ton propre planer !
  • Notion

Dans cet article du blog, je te partage 8 outils d’organisation numérique. Si tu cherches un outil numérique pour t’organiser, tu y trouveras sûrement ton bonheur !

1 c. Mon outil d’organisation

Pour ma part, j’utilise actuellement l’outil Notion. Avant cela, j’utilisais un bullet journal. Depuis que j’ai découvert Notion, je ne peux plus m’en passer ! Ce que j’apprécie avec cet outil, c’est de pouvoir créer un système 100 % adapté et personnalisé en fonction de mes besoins. Le fait de pouvoir créer des bases de données et de créer des liens entre elles est aussi une fonctionnalité que j’apprécie beaucoup. Personnellement, c’est le seul outil numérique que j’ai réussi à garder sur le long terme.

À lire : Comment je m’organise avec l’outil Notion ?

2. Planifier tes journées

Après avoir choisi ton outil, le but maintenant va être de planifier bien sûr !

Une chose importante à clarifier dès le début, c’est : quand vas-tu accorder du temps à ton organisation et planification ?

Pour le coup, tout va dépendre de toi au niveau de ton rythme et de tes préférences. Soit tu préfères le faire chaque fin de semaine et réajuster quand il faut. Ou alors tous les soirs, de te poser quelques minutes dessus.

Personnellement, je le fais chaque dimanche. Je me pose au moins 30 minutes pour préparer et planifier ma semaine.

Sur Notion, j’utilise un template tout prêt dans mon master planning. Mon master planning est divisé en 4 pages : semaines, mois, années et journal. Chaque dimanche dans ma base de données « semaine », j’ajoute donc une nouvelle semaine. J’ai un template qui me permet d’éviter de tout refaire. C’est un gain de temps et cela me permet d’avoir la même vue d’ensemble pour chaque semaine.

Ensuite, je commence à organiser et à planifier mes tâches. Pour cela, je reprends ma base de données to-do pour savoir qu’elles sont les tâches à faire pour la semaine. Je commence alors à les placer. Ensuite, je note également mes priorités de la semaine et ce qui doit absolument être fait. Je note également les tâches autres qui n’apparaissent pas dans ma to-do et autres blocs de temps.

Pour chaque tâche, je donne également une estimation du temps que cela va me demander. Cela me permet de faire en sorte d’éviter de surcharger une journée et d’être réaliste dans la planification de mes tâches.

Chaque matin, je regarde ma page de la semaine pour visualiser ma journée. Si besoin, j’effectue des changements. Ce système me permet aussi de gérer les imprévus.

L’organisation, c’est une habitude à prendre. À force de le faire ça vient tout seul et on se pose moins de questions.

À lire: Ma routine organisationnelle de fin de mois.

3. Les listes pour ne rien oublier

Les listes sont peu souvent utilisées. Pour autant, elles sont très utiles pour ne rien oublier lorsque tu planifies. Ou même quand tu as des semaines chargées.

Des types de listes, il en existe des centaines. Par exemple chaque fin de semaines, tu peux faire une liste des tâches ménagères, des courses ou encore des tâches à faire.

Tu auras une vision globale de tout ce que tu auras à faire dans la semaine. Ainsi, tu pourras dispatcher les tâches lorsque ça sera possible pour toi de les faire.

Cette méthode est aussi pratique dans la gestion de projets et lorsque tu te fixes des objectifs. Établir des to-do liste de tout ce que tu vas devoir réaliser pour atteindre ton objectif, ou encore pour réaliser ton projet.

Pour ma part, sur Notion, j’ai une base de données to-do où j’y rassemble tout. J’ajoute des propriétés pour chaque tâche. Comme par exemple quelle activité cela concerne. La deadline. Un détail de la tâche si besoin. Cela me permet de pouvoir par la suite filtrer ma to-do au besoin en fonction de ce que je veux voir affiché.

4. Classer les tâches par ordre de priorités

Avant que tu ne dispatches les tâches que tu avais listées précédemment. Je te recommande de les classer par ordre de priorité.

Ordonner les tâches te permet de savoir exactement par où commencer et l’ordre dans lequel procéder. Tu éviteras de t’éparpiller et de te prendre la tête ! Notamment dans la gestion de projets ou pour agir vers tes objectifs.

S’organiser et planifier, c’est aussi donner un ordre de priorité à chaque tâche. Pour cela, tu peux te servir de la matrice d’Eisenhower pour donner un ordre de priorité à tes tâches. Les tâches qui sont à traiter en priorité sont celles qui sont soit importantes et urgentes, soit urgentes mais pas importantes. Voici à quoi ressemble la matrice, je t’ai numéroté l’ordre de priorité des tâches.

5. Faire le point régulièrement sur ta méthode d’organisation

Une organisation n’est jamais parfaite et ne le sera jamais. Cependant, il est toujours possible de s’améliorer. De plus, tes besoins peuvent évoluer et ton organisation devenir obsolètes. Comme moi par exemple avec ma transition de mon bullet journal à Notion. Jusque-là, ce système me convient parfaitement. Toutefois, il m’arrive régulièrement d’optimiser et d’améliorer mon espace Notion !

Faire le point chaque mois sur ton organisation te permettra de savoir quelles sont les améliorations que tu peux apporter. Comme une sorte d’auto-évaluation. Faire le point sur mes objectifs et également comment est-ce que je peux améliorer mon organisation.

L’essentiel à retenir pour commencer à être organisée

✔️ Devenir une pro de l’organisation est possible pour tout le monde.

✔️ Être organisée demande du temps au départ pour tout installer et un peu de méthode.

✔️ Avoir un outil qui te correspond vraiment et agréable à utiliser est aussi essentiel pour continuer à l’utiliser dans le temps !

✔️ Il faut voir l’organisation comme une partie de plaisir plutôt qu’une contrainte. Certes ça peut être chiant à faire, mais tu gagneras en temps, en productivité et en compétences.

✔️ Ton outil d’organisation doit pouvoir te permettre d’organiser les différents aspects de ta vie que tu souhaites mieux gérer. Une bonne connaissance de tes besoins est donc essentielle.

✔️ Prendre connaissance des lois de gestion du temps est une bonne idée pour utiliser les bons outils et méthodes !

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