Comment je m’organise avec l’outil Notion

par Mai 12, 2021Organisation et gestion0 commentaires

Créer un site internet ce n’est pas de tout repos et cela demande quand même un minimum d’organisation et de gestion. En effet, pour être régulière, pertinente et stratégique dans ta création de contenu, il existe des incontournables en outils blogging pour gérer les différents aspects de ton site internet. Pour moi, mon incontournable c’est Notion.

Si tu souhaites savoir tous les outils que j’utilise pour gérer mon internet, je te renvoie vers la page ressources du blog. Ici je vais te partager un peu à quoi ressemble mon espace Notion. Quelles sont les différentes pages et base de données que j’ai et à quoi elles me servent. Je vais te montrer l’essentiel. Comme tout espace Notion, il est en construction et change au fur et à mesure de son utilisation.

Utiliser Notion pour gérer et organisation son site internet, les pages qui me sont utiles

Qu’est-ce que Notion?

Bien que Notion ait le vent en poupe ces derniers mois, au cas où tu serais passé à côté, c’est un outil fantastique pour l’organisation et la gestion! Parmi tous les outils d’organisation numérique que j’ai pu tester, Notion est définitivement celui qui a su répondre à mes besoins.

Notion c’est outil qui te permet d’organiser tous les aspects de ta vie. Pour ma part je l’utilise exclusivement pour gérer mon activité professionnelle, toutefois tu peux l’utiliser même à titre personnel.

C’est un outil disponible en versions gratuite et payante. Pour ma part j’utilise la version gratuite et elle me suffit très largement! Tu as la possibilité de créer différentes pages, des bases de données et de créer des liens entre tes différentes bases de données. Notion devient payant à partir du moment où tu dépasses la limite de stockage.

Prise en main

Je t’avoue que la première fois que j’ai eu Notion entre les mains, je me suis sentie un peu perdue. Toute l’interface est en Anglais, et je pense que si je n’avais pas fait la formation de I don’t Think I Feel, je n’aurais jamais su utiliser Notion comme je l’utilise là.

En effet, sur Notion tu as deux types de pages : les classiques et les bases de données. Lorsque tu crées une base de données, tu as la possibilité ensuite de créer des liens entre elles. Et c’est là que l’outil devient vraiment puissant en terme d’organisation et gestion!

Les pages principales de mon espace Notion

« Cette semaine », ma page hebdomadaire

Sur cette page c’est là que je retrouve mon planning de la semaine avec un aperçu. Pour cette page, je ne me suis pas vraiment foulée. Elle est vraiment inspirée de celle présente dans la formation de Julie et Julia. Je n’ai pas eu grand-chose à faire pour la concevoir à part dupliquer la page et la personnaliser quand même un peu.

Ici j’ai un aperçu de ma semaine et de mes différents temps de travail. En dessous, j’ai un lien vers ma base de données « to-do » que j’ai filtré pour afficher uniquement ce qui doit être fait dans le mois. Ainsi, chaque fin de semaine au moment de préparer mon planning, je vais piocher dans ma to-do les tâches à faire que je déplace tout simplement dans mon planning.

J’ai ajouté un encart « notes » et « à venir » pour être sûr de ne rien oublier. Parce que parfois j’oublie de le noter dans ma to-do, ou alors parce que l’information en question ne concerne pas une tâche en particulier. Cela peut par exemple être un abonnement qui arrive à échéance et que je ne souhaite pas renouveler. Cela peut également être les rendez-vous à venir à ne pas oublier.

Sur cette page je me suis également ajouté des objectifs quotidiens. Cela me permet de pouvoir me concentrer vraiment sur les priorités et ne pas perdre de vue l’essentiel.

La page home de mon Notion

La page home de mon Notion correspond à la page d’accueil de mon espace Notion. Sur cette page j’ai accès à tous mes tableaux de bord et base de données. En effet je n’aime pas trop que ma barre latérale soient surchargée, du coup c’est sur cette page que je peux tout retrouver.

Depuis la fusion de mes deux sites internet, cette page a pas mal évolué. En effet avant j’avais tout divisé entre mes deux sites internet pour bien m’y retrouver. Désormais, j’ai pu m’organiser autrement et tout regrouper. J’ai pu également ranger mes pages par « thèmes ». Mes différents tableaux de bords, le blog et contenus, clients et ressources.

Mes objectifs et projets

La page « objectifs et projets » est une page regroupant deux bases de données. Je les aie affichées sous forme de galerie, car visuellement je trouve ça plus sympa à regarder.

Pour l’instant celle-ci est en restructuration depuis la fusion de mes 2 sites web. En effet, je n’ai pas encore pris le temps de vraiment développer ces pages, alors qu’elles pourraient pourtant être très utiles! Notamment pour faire des liens entre la to-do et les objectifs ou encore la gestion de projet.

L’avantage avec Notion c’est qu’à partir de moment où tu va créer une entrée en quelque sorte, tu as toujours la possibilité de détailler la page. Par exemple, ici pour un objectif, je peux détailler les 5 points de la méthode SMART de mon objectif, puis ajouter les tâches dans ma to-do.

La page to-do

La page to-do est une page dans laquelle je note tout ce que j’ai à faire. C’est là où je rassemble tous les post-it que j’ai dans la tête et tout ce que je dois faire et penser à faire. Que ce soit personnel, pour mon business, ou mes clients, je rassemble tout sur cette page.

Sur cette page je peux également retrouver des liens entre mes pages objectifs, projets, création de contenus, clients, avec qui, etc. Ce qui est pas mal ensuite, c’est que je peux filtrer ta to-do liste pour ne faire apparaître que les tâches urgentes par exemple. Ou encore ne faire apparaître que les tâches à réaliser cette semaine.

Un autre avantage également, c’est qu’en fonction des dates pour tes tâches, tu peux te créer des rappels. Ce qui te permet de recevoir des notifications et en cas d’oubli d’être notifié de l’échéance d’une tâche.

Mes pages pour gérer mon blog

Ma ligne éditoriale

La première est ma ligne éditoriale. Cette page est importante car elle regroupe tout ce qu’il y a à savoir sur le blog. J’ai divisé cette page en 5 grandes parties. En dessous de chaque partie, il y a une description courte et brève, accompagné des pages et bases de données en lien à cette partie.

  • La première partie c’est la présentation du blog. Je note une courte description du blog. C’est un peu la phrase d’accroche, ou ce que je réponds quand on me demande « qu’est-ce que tu fais? »
  • La seconde partie est liée est à mes objectifs et ce que je souhaite transmettre ou atteindre par le biais de ce site internet. Je fais également un lien vers ma page objectifs et projets.
  • La partie suivante est consacrée à mon audience idéale. Je crée une page spéciale pour cette partie où je détaille vraiment tout ce qu’il y a à savoir sur mon client idéal. Une présentation longue, une liste de ses intérêts, de ses besoins et des solutions que je peux lui apporter.
  • On retrouve ensuite la partie support de contenu. Ici on parle de contenu principal, des macros contenus. On y retrouve une partie du calendrier éditorial, quel type de contenu c’est (article de blog, vidéo, podcast), la fréquence de publication. J’y ajoute également une page idées avec des contenus et sujets à aborder pour chaque catégorie.
  • On parle ensuite de support et canal de communication. Il s’agit là de promouvoir son contenu principal et ses offres de produits et de services si on en a. L’objectif ici est de réfléchir sérieusement à la façon dont on souhaite se faire connaitre, les valeurs que l’on prône, les réseaux sur lesquels on souhaite se positionner. Sur cette page on va retrouver l’autre partie du calendrier éditorial et une page consacrée à chaque réseau sur lequel tu te positionnes. Ensuite pour chacune de tes pages, détailler ta stratégie, fréquence de publication, objectifs, idées de contenus, etc.

La page ligne éditoriale est sûrement celle qui prend le plus de temps à créer, mais qui est un pilier pour ton blog. Notion est vraiment un outil génial pour héberger ta ligne éditoriale, la mettre facilement à jour et y avoir accès à tout moment!

À lire: 6 étapes pour définir ta ligne et travailler sur ta ligne éditoriale.

Mon calendrier éditorial

Une page importante pour gérer mes différents contenus, c’est ma page calendrier éditorial. On y retrouve ici tous les contenus que je partage. Les macros contenus, comme les micros contenus.

Pour cette page j’ai récemment changé de disposition et de fonctionnement. Je me suis servi des templates de la formation de Julie & Julia pour m’organiser.

Tout d’abord, j’ai une base de données « contenus » dans laquelle je vais pouvoir retrouver tous mes contenus déjà publiés et ceux à venir. Comme d’habitude je peux filtrer au besoin. Cette base de données me sert finalement après à avoir un tableau de bord de mes contenus par type : article de blog, posts instagram et newsletter.

Sur mon tableau de bord de contenu j’ai également créé un lien vers ma page « idées » pour pouvoir piocher au besoin et faciliter la navigation. En effet, après j’ai simplement à déplacer l’idée vers le type de contenu correspondant. On y retrouve également un lien vers la base de données « contenus ».

Cette page est vraiment importante pour moi, car elle me permet de suivre ma création de contenu et aussi de prévoir les contenus futurs. Pour mes contenus, j’ai choisi une vue en liste, mais j’ai également une autre vue en calendrier. Ce qui me permet aussi de visualiser sur 1 mois par exemple, tous les contenus qui vont être partagés.

Pour la vue en calendrier de mes contenuss, je pense également à ajouter les propriétés. Donc la catégorie, le statut, si c’est un article invité ou non. Comme ça, j’ai également un aperçu des détails des publications. L’avantage ici c’est que j’ai des petits icônes pour différencier article de blog, newsletter et posts instagram (merci J&J ^^). En quel cas, j’ajouterais également dans les propriétés quel type de contenu c’est.

À lire: comment créer un calendrier éditorial et planifier 1 mois de contenus.

Les articles de blog

Sur cette page en forme de tableau, j’y regroupe l’ensemble des informations concernant mes articles de blog. Cela me permet d’y ajouter les liens d’articles, catégorie concernée, date de publication, dernière date de mise à jour, mots-clés.

Cette page me sert lorsqu’il s’agit de programmer mes épingles Pinterest. Au lieu de devoir constamment aller chercher les liens sur mon site internet, j’ai tout sur mon espace Notion.

De plus, sur WordPress la dernière date de mise à jour n’est pas forcément affichée. Du coup, bien souvent lorsque je retravaille un article de blog, ou que je le mets à jour, je pense à le noter dans mon tableau. Cela me permet également de penser régulièrement à revoir les anciens articles de blog. On peut facilement créer un système de rappel pour penser à la mise à jour de ses articles.

Liste de mots-clés

Pour gérer mes sites internet, j’ai également créé une page avec une liste de mots-clés. Ce qui peut être pertinent de faire ici c’est de créer ensuite des liens avec les mots-clés de tes articles de blog. Cela peut être une bonne façon de voir les mots-clés que tu utilises souvent. Tu peux faire la même chose avec ton calendrier éditorial.

Cette page me permet de retrouver facilement la liste de mots-clés pour mon site internet et de pouvoir facilement le mettre à jour. Je n’ai pas vraiment optimisé cette page, et comme je t’ai dit tu pourrais aussi créer des liens entre tes bases de données.

En tout cas cette page est importante pour l’optimisation SEO de mon site internet et de mes différents contenus. Actuellement en reconstruction actuellement, je te partagerais prochainement une capture d’écran pour que tu puisses avoir des idées de comment créer la tienne.

À lire: 6 étapes pour débuter dans l’optimisation SEO de ton site internet

La page pour gérer mon compte Pinterest

Pour gérer mon compte Pinterest, la seule page dont je ne t’ai pas encore parlé est la page suivie des épingles. Celle-ci est sûrement la plus importante et la meilleure chose que j’ai pu mettre en place dans la gestion de création de mes épingles Pinterest.

Cette page me permet de suivre pour chacun de mes designs d’épingles, pour chaque article lesquels ont été créés. Je sais qu’il est également possible de créer des formules pour savoir à quel moment il est plus judicieux de recycler une épingle (de le repartager).

Lors de mon processus de programmation d’épingles, j’utilise cette page pour savoir quels designs il me reste. Mais j’utilise également la page des articles de blog.

À lire: mes outils pour gérer mon compte Pinterest.

Notion pour gérer et organiser ton site internet

Notion est pour moi un très très bon outil lorsqu’il s’agit d’organiser, gérer et de planifier différents aspects de son site internet. Pour la création de contenu, le suivi de tes objectifs, créer des liens entre tes bases de données.

Certes c’est un outil qui peut être assez difficile à comprendre et à prendre en main au début. Pour ma part j’ai suivi une formation sur l’outil pour pouvoir réellement prendre conscience du potentiel de Notion.

Chaque espace Notion est unique et est un peu le reflet de ce qu’il se passe là-haut! Est-ce que tu utilises Notion pour t’organiser?

0 commentaires

Une réaction suite à cet article? Fais-moi part de tout ça en laissant un mot!