Je pense que comme tout le monde il t’arrive (comme à moi) d’avoir des moments où être concentrée et productive relève d’une mission d’État. Comme lorsque tu commences à entreprendre une tâche et que tu te disperses, ou quand tu ne sais pas par où commencer. Tu as l’impression d’être contre-productive et de ne pas avancer sur ce que tu dois faire.

Pour ma part je n’aime pas trop ce genre de moment, car je me sens frustrée de ne pas être productive et de réussir à me concentrer sur ce que je fais. J’ai l’impression de perdre du temps ce qui nourris d’autant plus ce sentiment. C’est aussi embêtant lorsque ce sont des choses importantes à rendre en temps et en heure.

Pour ma part ce n’est pas au travail que je rencontre ce genre de situation. Je n’ai pas un poste à responsabilités et les tâches sont redondantes. Je n’ai qu’une seule chose à faire, donc même si je n’ai pas envie je n’ai pas d’autres choix. Toutefois, je considère ce blog comme mon deuxième travail et aussi une de mes passions. C’est donc souvent à cette occasion que je me retrouve confrontée à cette problématique.

Je ne pense pas être la seule à passer par là et malheureusement il n’existe pas de remède miracle pour être productif et concentré sans effort. Après 1 an maintenant à tenir ce blog, j’ai mis en place différentes astuces et méthodes pour booster ma productivité et être concentrée même quand cela est difficile. Je te partage donc dans cet article mes 10 astuces.

1. Faire une pause et reprendre plus tard

Lorsque tu te sens bloquée sur une tâche et que tu n’arrives pas à avancer, la meilleure chose à faire c’est d’arrêter. Mettre de côté ce que tu fais pour le reprendre plus tard dans la journée si possible et prendre une pause.

Parfois quand j’écris un article de blog et que je n’arrives pas à avancer je fais une bonne pause de 30 minutes pour m’aérer l’esprit. J’essaie de penser à autres choses, je regarde des vidéos inspirantes ou alors je lis un livre. Parfois de nouvelles idées me viennent et je change complètement le sujet de mon article.

Si tu n’arrives pas à avancer dans ta tâche ou à te concentrer, fais une pause. Ça ne sert à rien de forcer surtout si cela à tendance à t’énerver ou à te frustrer (comme moi). En forçant tu vas accentuer tes émotions et tu vas te braquer. Donc si tu peux, prends le temps de souffler quelques minutes, de penser à autres choses et reviens avec de bonnes pensées.

2. Passer à une autre tâche

Si tu n’as pas l’occasion de pouvoir prendre une pause, je te recommande de passer à une autre tâche. On a tous nos humeurs. Parfois c’est simplement ce que l’on doit faire qui n’est pas adapté à notre humeur de l’instant. Tu seras sûrement plus productive à un autre moment !

Nos humeurs ne sont pas linéaires et on doit sans cesse d’adapter. Par exemple, une tâche qui te demande 1 heure normalement, peut au final t’en prendre 3 si tu n’as pas envie. Si tu le peux, change ton programme et réadapte selon ton humeur. Même si tu ne fais pas ce que tu avais prévu, c’est ok. Ça arrive à tout le monde et il est important de s’écouter avant tout.

3. Couper toutes sources de déconcentration

Lorsqu’on travaille on a tendance à toujours avoir notre téléphone près de nous. Tu sais qu’on pourrait même le considérer comme un objet transitionnel ? On a du mal à s’en séparer et dès qu’il sonne ou vibre, il est presque impossible de ne pas regarder la notification. Et mieux encore, même quand il ne sonne pas, on ne peut s’empêcher de regarder s’il ne nous attend pas quelque chose. Je suis sûr qu’en travaillant tu t’es déjà surprise à scroller tes réseaux suite à une notification et te demander ce que tu faisais juste avant.

Personnellement, c’est souvent quand je veux chercher quelque chose sur mon téléphone que je finis par me perdre. Je prends mon téléphone déterminée donc à faire cette recherche. Et là, je vois une notification instagram et un message. Du coup je me dis d’un air innocent que je vais répondre avant… et 15 minutes plus tard : « qu’est-ce que je voulais faire de base ? ».

C’est pour ça que je te recommande fortement d’éteindre ton téléphone et de le ranger. D’autant plus si tu sais comme moi qu’il peut être une source de distraction ! Si tu ne veux pas l’éteindre, mets le sur silencieux et range-le dans un tiroir. Tu peux également mettre en place un temps pour utiliser ton téléphone quand tu travailles, par exemple après avoir fini une tâche importante.

4. Organiser ton espace de travail

Pour ma part, lorsque mon espace de travail est désordonné il est presque impossible pour moi d’être concentrée et productive. Je trouve important d’avoir un espace de travail propre, rangé et à son goût pour être dans de bonnes conditions.

Je te recommande de prendre quelques heures lorsque tu as du temps pour réorganiser ton bureau. Ce qui veut dire : tout sortir, trier, ranger et nettoyer. Cela te permet de reprendre sur de bonnes bases et de voir plus clair dans ton environnement. Une fois que c’est fait, instaure de nouvelles habitudes, comme le ranger à chaque fois que tu as fini ta journée. Tu te mets ainsi dans des conditions optimales pour être productive et concentrée.

5. Faire des to-do liste

Si tu as beaucoup de tâche ou si tu te lances dans un projet, la to do liste peut être un très bon outil pour te permettre de ne rien oublier.

Si tu as beaucoup de choses à faire, prends une feuille ou un carnet avec un stylo et établis une liste avec l’ensemble des tâches que tu as à réaliser. Pour déterminer lesquelles sont prioritaires, tu as comme outil la matrice d’Eisenhower. Son utilisation est simple et consiste à tracer un axe horizontal et vertical qui te donnera 4 zones. Celles-ci correspondent à :

  • A : activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même
  • B : activités importantes mais peu urgentes, tâches à planifier et exécuter soi-même
  • C : activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement
  • D : activités peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à abandonner

La façon de traiter l’ordre de priorité des tâches se fait en fonction de deux critères, l’urgence et l’importance. Par exemple, tu as un rapport à rendre à ton patron à la fin de la semaine, c’est une tâche urgente et importante si tu sais que cela va te prendre du temps.

Pour chaque tâche, je te conseille également d’estimer combien de temps celle-ci va te prendre. Par exemple, je dois répondre à mes e-mails et j’estime que cela va me prendre environ 30 minutes. Ainsi, lorsque tu planifies tes tâches dans la semaine ou le mois, c’est plus simple pour toi de les caser. Tu sais à peu près combien de temps chaque tâche va te prendre et leurs caractères urgent, non urgent, important et non important.

Si c’est pour un projet, je te recommande également de faire une liste regroupant tout ce que tu dois faire pour le concrétiser. Une fois que c’est fait, tu vas pouvoir leur donner un ordre d’exécution afin de les planifier dans le temps. Par exemple tu as sûrement des tâches à faire en priorité si tu souhaites pouvoir avancer sur d’autres. Ou encore, certaines tâches doivent se faire en parallèles.

Savoir comment tu comptes t’y prendre et t’organiser pour réaliser tes différentes tâches te permettent d’être plus productive et concentrée. Car tu sais ce que tu dois faire et dans quel ordre. Ça t’évites également de t’éparpiller et de commencer plusieurs choses à la fois.

6. T’accorder régulièrement un temps de pause

Je ne parle pas du même cas de figure que le premier point de l’article. Ici je te parle des temps de pause comme au travail. En effet, la société DeskTime qui créer des applications pour organiser le temps de travail, a pu remarquer au travers des statistiques que les personnes seraient plus productive en travaillant 52 minutes pour 17 minutes de pause.

Quoi qu’il en soit, lorsque tu planifies tes journées et surtout si tu travailles chez toi, intègres tes temps de pause dans ton planning ! Un vrai moment où tu ne réalises aucune autre petites tâches rapides comme lire et répondre à des e-mails. Je parle d’un moment où tu peux lâcher prise et te reposer. Il ne faut pas négliger ce temps si tu ne veux pas t’épuiser sur le long terme.

Pour ma part, dès que je commence à travailler pour le blog, je me prends une petite pause de 10/15 minutes toutes les une à deux heures.

7. Revoir ton système d’organisation

La procrastination et la dispersion peuvent également venir d’un problème lié à ton organisation. Peut-être qu’elle ne te correspond plus ou qu’elle ne répond pas à tous tes besoins et attentes. Pour ma part, j’utilise le bullet journal. Toutefois je revois régulièrement la disposition de mes pages et celles que j’intègre ou non. Une organisation évolue et à toujours besoin d’être améliorée.

Si tu n’arrives pas à trouver un outil qui te correspond, alors je te recommande d’essayer différents formats et méthodes. Il est tout à fait possible de combiner plusieurs outils. Je sais que certaines personnes aiment utiliser le support du bullet journal mais également les outils numériques comme Asana et Trello.

Une organisation qui te correspond et qui répond à tes attentes et besoins te permet de gagner du temps, d’être plus efficace et d’être concentrée sur tes priorités et ce que tu as à faire.

8. Cultiver l’autodiscipline

La procrastination n’est pas simple à déjouer. L’un des remparts à adopter c’est bien l’autodiscipline ! Mais qu’est-ce que c’est ? C’est la volonté et la capacité d’agir, quel que soit ton état émotionnel actuel. Dans ton travail ou dans ton quotidien, tu rencontres sûrement des moments où tu as envie de ne rien faire. Mais pourtant, tu es bien obligé de travailler si tu veux gagner ton pain à la fin du mois. Ou encore si tu ne veux pas prendre du retard dans tes projets.

Et en pratique l’autodiscipline ça donne quoi ? Tout comme je t’ai dit précédemment, elle réside principalement dans ta volonté et ta persévérance. Il est essentiel de connaître ta source de motivation et tes priorités pour surmonter même les périodes où tu n’as pas envie. Je te recommande lire cet article si tu souhaites en savoir plus sur le sujet.

9. Changer d’environnement

Si c’est possible pour toi, lorsque tu n’arrives pas à avancer dans une tâche essaie de changer d’environnement. Parfois en changeant simplement de lieux cela te débloque ou peux t’aider à changer d’état d’esprit et d’humeur.

Par exemple, si tu travailles dans un environnement brouillant, il est certain que tu auras du mal être concentrée sur ce que tu fais. Tandis, que si tu travailles dans un endroit calme et qui t’inspires, tu es dans de meilleures conditions pour réaliser tes tâches.

Pour ma part j’essaie de prendre l’habitude d’être dans mon bureau pour travailler. Toutefois de temps en temps j’aime bien aller m’installer dans le salon sur le canapé. Ce sont deux ambiances totalement différentes et parfois quand je m’installe ailleurs je suis plus inspirée.

10. Se chronométrer

Dans le point où je te parle des to do liste, je t’ai recommandé d’estimer combien de temps te prenait chaque tâche. Ici je te conseille donc également de te chronométrer lorsque tu entames une tâche. Bien entendu pour certaines tâches cela ne sera pas utile de le faire.

En te chronométrant tu te fixes un temps pour terminer ce que tu as à faire. Tu ne peux pas repousser ou faire autre chose. C’est un temps que tu te donnes pour faire ce que tu as décidé. Cela te permet de te donner une limite dans le temps d’exécution. Parfois on a tendance à prendre notre temps pour faire certaines choses, alors qu’on pourrait en gagner. Cela aide également à s’autodiscipliner, car lors de ce temps tu vas te donner à fond pour finir à temps.

Par exemple si tu dois faire le ménage et que tu veux mettre seulement deux heures, mets ton chrono et implique-toi à fond sur la tâche jusqu’à ce que tu entendes la sonnerie.

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Qu’elles sont tes astuces pour contrer le manque de motivation et la procrastination ?

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