10 étapes essentielles pour déléguer dans son business

par | 11 Mar 2022 | Entrepreneuriat | 0 commentaires

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Tu souhaites réduire ta charge mentale et ta charge de travail ? Déléguer fait partie de tes objectifs mais tu ne sais pas encore comment t’y prendre pour déléguer de la meilleure des manières ? Pas d’inquiétude, je te révèle aujourd’hui les 10 étapes essentielles pour déléguer dans ton business ! Tu sauras à la fin de cet article quel est le plan d’actions que tu dois mettre en place pour déléguer efficacement 💪.

Pour cet article, j’ai fait appel à Séléna, Assistante Virtuelle pour qu’elle nous partage tous ses bons conseils et astuces pour bien déléguer dans son business !

Je m’appelle Séléna, j’ai 22 ans et je viens d’Alsace 🥨. Je suis assistante virtuelle et bras droit, j’aide les femmes prestataires de services, formatrices et coachs dans leurs tâches chronophages en leur prêtant mes mains 🖐🏽 et mon cerveau 🧠 pour qu’elles puissent gagner du temps dans leur quotidien et développer leur business.

1. Apprendre à lâcher prise

Avant d’envisager de déléguer, tu dois avant tout apprendre à lâcher prise, à relativiser, c’est essentiel pour la suite. Déléguer n’est pas une chose facile, encore plus quand c’est la première fois, et beaucoup de craintes peuvent émerger.

Est-ce que le travail sera fait comme je le souhaite, à ma façon ? Est-ce ma collaboratrice va réussir à bien me comprendre ? Est-ce que j’ai choisi la bonne personne ? Et si je dois repasser derrière ? Et si cela me prenait trop de temps de former la personne ?

Tout un tas de questions qui peuvent te freiner à l’idée de déléguer, mais qu’il est important que tu travailles en amont afin d’anticiper les situations et estomper tes peurs.

Sache que c’est normal d’avoir peur lorsqu’on confie une partie de son business à quelqu’un, mais tu as les capacités d’y faire face. Il faut te dire que : le parfait n’existe pas. Se tromper, ça arrive. C’est toi qui a les cartes en mains pour que ta collaboration se passe bien, et qu’elle soit épanouissante autant pour toi que pour ta collaboratrice.

Accepte également que si tu te rends compte que ce n’était pas la bonne personne pour t’aider : ce n’est pas grave, tu as la possibilité d’arrêter la collaboration. Cela te permettra de savoir ce que tu veux, et ce que tu ne veux plus.

2. Faire une introspection de toi et de ton business

Te sens-tu prête à déléguer ? Est-ce le bon moment pour toi ? Es-tu consciente de ce que cela va t’apporter dans ton quotidien et dans ta vie en générale ? Avant de passer dans le vif du sujet, il est important que tu fasses une introspection de toi, et de ton business. Pour cela, tu dois te poser plusieurs questions : « Est-ce que je suis sûre de mon positionnement ? », « Est-ce que j’ai des objectifs, à courts et moyens termes ? », « Quelle est ma vision ? », « Quelles sont mes valeurs ? ». Ce ne sont pas des questions anodines car elles vont te permettre par la suite de trouver une personne avec qui tu seras alignée 🙌.

Pour pouvoir tirer les bénéfices de la délégation et tous les avantages qu’elle génère, tu dois mettre à plat tes attentes et tes ressources, mais aussi faire le point sur tes tâches récurrentes. Pour se faire, rien de plus simple, prend une feuille et note toutes les tâches que tu fais plus d’une fois par mois, et si possible le temps que chaque tâche te prend. Réseaux sociaux, customer care, administratif, comptabilité, note tout. En faisant cette démarche, tu te rendras compte plus facilement des tâches qui te prennent du temps, mais aussi des tâches que tu n’aimes pas spécialement faire.

Analyser tes ressources est une étape essentielle, tant au niveau de tes ressources financières que de tes ressources humaines. Concrètement, quel sera ton budget mensuel pour déléguer ? Auras-tu assez de temps pour communiquer avec ta collaboratrice et répondre à ses éventuelles questions ? Seras-tu prête à accepter les quelques jours ou semaines d’adaptation ?

3. Définir les tâches à déléguer

Maintenant que tu as fait le point sur les tâches qui te prennent du temps et les tâches que tu n’aimes pas faire, tu vas pouvoir définir clairement les missions que tu souhaites déléguer tout en prenant en compte tes objectifs et tes ressources. N’oublie pas que tout peut être déléguer dans un business, c’est à toi de voir quelles sont les tâches à déléguer qui soulageront le plus ta charge mentale et ta charge de travail.

Tes compétences doivent également être prises en considération. Tu peux très bien déléguer des tâches dans lesquelles tu es compétences, ou bien choisir de déléguer, à contrario, des tâches dans lesquelles tu manques de compétences et d’expertise. De ce fait, la personne qui t’aidera dans ton entreprise viendra compléter tes compétences à toi, ce qui permettra à cette dernière d’évoluer et de se développer encore plus grâce à des compétences complémentaires. En route vers l’atteinte de tes objectifs ! 🚀

4. Créer des process clairs et précis pour ta collaboratrice

Ahh les fameux process. Pas toujours simples à mettre en place et pourtant essentiels. Avant tout, une petite définition : les process, c’est un ensemble de tâches permettant de réaliser une action définie. Concrètement, ils servent à avoir une trace écrite de toutes les étapes auxquelles tu passes pour réaliser une tâche, mais pas que. Les process sont aussi là pour te permettre de déléguer efficacement. Grâce à eux, ta collaboratrice saura comment tu fonctionnes et va ainsi pouvoir se mettre dans ta peau puisqu’elle aura tout le processus de réalisation de la tâche.

Pour créer tes process, je te conseille de reprendre ta liste sur laquelle tu as noté toutes tes tâches récurrentes, puis noter sous forme de check-list toutes les étapes qui te permettent d’arriver à l’action définie. Tu peux aussi très bien utiliser un outil comme Loom qui te permet d’enregistrer ton écran pour montrer chaque action.

Pour te donner quelques exemples de process, tu peux en avoir un pour ton onboarding client, ta facturation, ta création de contenu, tes appels découverte, ta prospection, ta routine d’engagement sur les réseaux sociaux, ta comptabilité, l’envoi de tes devis, etc. Alors oui, ça te prendra du temps de créer tous tes process, mais une fois créés tu te rendras rapidement du temps gagné ! Temps gagné car tu n’auras pas à former ta collaboratrice, car elle aura déjà tous les éléments en mains grâce à tes process. Ton rôle sera seulement d’être présente pour elle, et répondre à ses éventuelles questions.

5. Faire tes propres recherches et analyser les différents profils

Après toutes les étapes d’introspection et de définition de tes besoins, place au passage à l’action (yeeah💪) ! C’est maintenant que tu vas pouvoir trouver la perle rare, celle qui pourra t’aider dans ton business et qui sera ton bras droit. Alors, c’est parti.

Sache que des assistantes virtuelles ou business managers, il y en a beaucoup, que ce soit sur Instagram, Facebook, ou plateformes pour freelances comme Malt et Fiverr pour ne citer qu’elles. Chaque assistante web ou OBM peuvent être spécialisés dans des domaines différents tels que les réseaux sociaux, le copywriting, le customer care ou encore l’administratif. D’autres bras droit sont quant à eux couteaux suisses et proposent des offres variées. Au niveau des tarifs, c’est là aussi très varié : cela va de 25€ à 45€ en moyenne. Attention cependant à ne pas choisir ton bras droit selon le prix le plus bas proposé, car même si ton budget est un élément à prendre en considération, tu dois avant tout sélectionner des profils dont les compétences matchent avec tes attentes et besoins, dont les valeurs sont identiques ou similaires aux tiennes, et dont les personnalités te correspondent : c’est primordial. Il faut avant tout que tu puisses te sentir épanouie avec ces personnes et que le feeling soit présent pour avoir une grosse chance que la collaboration se passe bien.

Pour se faire, rien de mieux que d’aller directement à l’encontre de ces personnes, par messages privés sur les réseaux sociaux, ou bien par mail ✉️.

6. Communiquer sur ta recherche d’une assistante à travers tes différents canaux

Tu peux aussi choisir de communiquer directement sur ta recherche d’un bras droit à travers tes différents canaux : Instagram, LinkedIn, mail… communique là où tu es présent ! Tu peux simplement poster un petit message en story ou par mail, ou bien faire quelque chose de plus élaboré en créant une fiche de poste. Cette fiche de poste va te permettre d’attirer à toi les bonnes personnes : tu vas pouvoir y intégrer les compétences souhaitées ainsi que les tâches que tu souhaites déléguer, en étant la plus précise possible concernant tes attentes.

L’avantage avec le fait de communiquer directement sur tes médias, c’est que les personnes qui te contacteront seront en grande partie des personnes qui te connaissent, connaissent ton histoire et ton parcours, apprécient tes contenus et partagent les mêmes valeurs que toi.

7. Effectuer plusieurs rendez-vous pour trouver la bonne personne

Autre étape importante : les entretiens ! Rien de bien méchant, au contraire. Tu peux prendre rendez-vous avec les personnes dont le profil t’intéresse, ou bien proposer toi-même des entretiens. L’objectif ? En apprendre plus sur la personne et voir si le feeling est présent !

8. Fixer le cadre de cette nouvelle collaboration

Maintenant que tu as trouvé la bonne personne, la collaboration va pouvoir commencer, mais avant, il va falloir cadrer cette collaboration en définissant les différentes modalités entre les deux parties pour assurer à ces dernières le bon déroulement de la mission. Et oui, c’est à ce moment-là que l’on parle de devis, contrats, et éventuellement des CGV ! Je te l’accorde, ce n’est pas la partie la plus simple mais les documents juridiques sont toutefois essentiels. Tu ne te remercieras jamais assez d’avoir mis tout ça en place si un jour une de tes collaborations tourne mal ! Deux choix s’offrent à toi : rédiger tes documents juridiques toi-même (non, je ne te le conseille pas), acheter des modèles payants (c’est mieux que rien), ou faire appel à un professionnel (best solution).

9. Effectuer l’onboarding de ta nouvelle collaboratrice

L’onboarding client, qu’est-ce que c’est ? Il s’agit du processus d’intégration de tes nouveaux clients ou collaborateurs. L’objectif est de créer une expérience aux petits oignons pour que ta nouvelle collaboratrice se sente parfaitement intégrée à ton business. Bien évidemment, c’est réciproque, elle aussi va très certainement être dans la même démarche que toi pour te remercier de lui faire confiance. Et c’est là qu’on voit la réelle puissance d’une collaboration. Tu l’as compris, c’est le moment chouchoutage, pas besoin d’en faire beaucoup, tu peux lui envoyer une petite carte, lui créer un livret de bienvenue, lui créer un espace Notion qui lui sera dédié et dans lequel tu centraliseras tous les éléments de ton business et les tâches qu’elle devra réaliser avec tes deadlines, ou bien encore lui envoyer un petit colis. C’est toi qui vois !

10. Ne pas négliger la communication et faire des retours réguliers

Pour terminer, j’ai un conseil à te donner : communique le plus possible. Comme dans toute relation finalement, qu’elle soit personnelle ou professionnelle, il est essentiel de communiquer, d’une part pour faire comprendre nos attentes, mais aussi pour dire quand les choses sont bien faites, et quand elles ne le sont pas, car comme je te l’ai dis : les choses ne peuvent pas toujours être parfaites. Cela arrive, et c’est normal. La transparence et l’honnêteté doivent donc être au centre de votre collaboration pour que celle-ci soit épanouissante et pérenne. N’hésite pas à faire des retours réguliers à ta collaboratrice, cela lui permettra de prendre confiance en elle et en son travail, et de s’améliorer.

L’essentiel à retenir pour bien déléguer (et avec sérénité) dans ton business

Ce que tu dois retenir de tout ça, c’est que ton processus de délégation doit se faire en trois grandes étapes principales : l’introspection, la recherche, le passage à l’action. Déléguer n’est pas quelque chose qui se fait à la légère, c’est quelque chose qui doit être mûrement réfléchi et travaillé. Si tu délègues alors que tu n’aies pas sûre de toi, des fondations de ton business et de ta vision à long terme, ça ne marchera pas. Si tu délègues sans être convaincue des bénéfices que tu en tireras, ça ne marchera pas non plus. Tu dois être alignée avec toi même avant de pouvoir être alignée avec quelqu’un d’autre et faire confiance, mais si c’est le cas, alors déléguer sera la meilleure décision que tu puisses prendre pour atteindre tes objectifs !

Si tu as envie, tu peux aussi venir me rejoindre sur Instagram. Ou alors télécharger gratuitement ton guide pour bien déléguer dans ton business !

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